الأدوار والمسؤوليات

هيكل تنظيمي قوي أمر بالغ الأهمية لضمان أن المنظمة تتبع مهمتها وتنجح في تحقيق أهدافها. لا يمكن للمنظمة أن تعمل بشكل فعال دون تنفيذ المسؤوليات التنظيمية. تأخذ المسؤوليات التنظيمية نهجًا متوازنًا لضمان أن المنظمة تعمل دائمًا بكفاءة وتفيد أعضائها. التفويض هو عامل رئيسي في المسؤوليات التنظيمية. تقع على عاتق المنظمة مسؤولية توزيع هذه الواجبات. يساعد توزيع الواجبات على الحفاظ على الهيكل التنظيمي ويساعد الأفراد في المنظمة على الالتزام بواجباتهم ومسؤولياتهم. يقوم قادة المنظمة بتوزيع الواجبات على الأفراد أو الفرق المناسبة.

الأشخاص الذين يعملون في منظمة يمكن الإشارة إليهم على أنهم موظفون أو أفراد يقومون بتنفيذ المهام الموكلة إليهم. تسهم خبرات ومهارات ومعرفة كل موظف في نجاح المنظمة. عندما يتم تكليف مهمة معينة، تصبح مسؤولية الموظف إكمال المهمة وإبلاغ المدير التنفيذي بالنتائج. الموظف هو العامل الذي يتم توظيفه لأداء وظيفة معينة.

الهيكل التنظيمي هو الأساس لتطوير أي منظمة. يتطلب هيكلًا محددًا بوضوح. يحدد الهيكل التنظيمي درجة الوضوح بين الموظفين من حيث من يتعين عليهم تقديم التقارير إليه، ويجعل الموظفين على علم بتوقعات صاحب العمل منهم، مما يساعدهم على تقديم أفضل ما لديهم لتلبية هذه التوقعات. كما يقلل من معدل الارتباك ويسهم في سير المنظمة بسلاسة.

تقسيم الواجبات بين المجلس والموظفين

ليس من السهل دائمًا أو حتى ممكنًا رسم خط واضح بين الحوكمة والإدارة. دور المجلس هو القيادة والتوجيه وضمان أن المنظمة تعمل بفعالية. يتمتع المجلس بدور رقابي. يتحمل أعضاء المجلس مسؤولية الإشراف على أنشطة المنظمة. يجب أن يوفر المجلس الغرض، والقيادة، والاستراتيجية العامة، ويكون مسؤولًا عن ضمان أن المالية المنظمة سليمة، وأن عملياتها قانونية، وأن إجراءاتها تعمل بشكل صحيح.

التوجيه

يحافظ المجلس على مهمة المنظمة، ومن خلال التوجيهات، يوجهها في الاتجاه الصحيح.

الرقابة

يراقب المجلس الأنشطة، وصحة المنظمة، وسلوكها الأخلاقي.

الموارد

يضمن المجلس أن تكون المنظمة مجهزة بشكل جيد لتحقيق مهمتها، بما في ذلك التمويل الكافي، والموظفين المؤهلين، وسمعة المنظمة الرفيعة.

يدير المدير التنفيذي الشؤون اليومية للمنظمة، ويدعم المجلس بالمعلومات الاستراتيجية والأفكار، ويتولى إدارة شؤون المنظمة من خلال ضمان التخطيط والتنسيق وتنفيذ المشاريع بما يدعم مهمة المنظمة.

المدير التنفيذي، من ناحية أخرى، مسؤول عن تنفيذ المهام بمساعدة بقية الموظفين. دور الموظفين هو إدارة وتنفيذ العمل الذي يساعد المنظمة في تحقيق مهمتها وغاياتها العامة. يساهم أعضاء الموظفين في تحقيق أهداف المنظمة ويقدمون خبراتهم في مختلف المشاريع والمهام. بشكل عام، يتخيل المجلس مستقبل المنظمة، بينما يعمل المدير التنفيذي وأعضاء الموظفين على تحقيق هذه الرؤية. يقوم المجلس بتقديم الإشراف، بينما يتولى المدير التنفيذي وأعضاء الموظفين مهمة التنفيذ. ولكن ماذا يعني ذلك في الممارسة؟ يعمل المجلس والمدير التنفيذي معًا لتحديد كيف يمكن للمنظمة تحقيق مهمتها بأفضل طريقة ممكنة.

بشكل عام، يقدم المجلس الإشراف والتوجيه للمدير التنفيذي وأعضاء الموظفين. يضمن المجلس أن تظل المنظمة متماشية مع مهمتها وقيمها. على وجه التحديد، يشرف المجلس على المجالات التالية: 1. الإدارة، 2. المالية، 3. البرامج. يشمل الإشراف الإداري مسؤولية المجلس في التأكد من أن الجمعية الخاصة بالصم تدار بشكل جيد. يختار المجلس المدير التنفيذي ويحدد دوره. يدعم المجلس المدير التنفيذي ويقيم أداءه. يتمتع المجلس بسلطة تعيين وإزالة المدير التنفيذي. بالإضافة إلى ذلك، يوفر المجلس الإشراف المالي المناسب، بما في ذلك وضع واعتماد ميزانية سنوية. يضمن المجلس وجود الموارد المالية. يشارك العديد من أعضاء المجلس في ضمان توافر الأموال التي تحتاجها المنظمة. وأخيرًا، في الإشراف على البرامج، يضمن المجلس وجود البرامج التي تحقق مهمة وأهداف المنظمة.

في حين أن دور المجلس هو الإشراف، إلا أنه في كثير من الأحيان يقوم المجلس بتوظيف شخص أساسي في فريق العمل لتنفيذ تلك السياسات والبرامج والمبادرات. غالبًا ما يطلق على هذا الشخص اسم المدير التنفيذي. يشارك المدير التنفيذي أكثر من المجلس في العمليات اليومية للمنظمة. وعادة ما يكون للمدير التنفيذي ثلاثة مجالات من المسؤوليات: 1. إدارة الموظفين، 2. تطوير وإدارة المشاريع والبرامج، و 3. إبلاغ المجلس. تعني إدارة الموظفين أن المدير التنفيذي يقوم بتوظيف وإشراف وتحفيز موظفي المنظمة. يعمل المدير التنفيذي مع الموظفين لتطوير السياسات التي توجه المنظمة والبرامج لتحقيق مهمتها ورؤيتها. كما يجب على المدير التنفيذي أيضًا إبقاء المجلس على اطلاع بما تفعله المنظمة. يحضر المدير التنفيذي اجتماعات المجلس ويحافظ على قنوات اتصال مفتوحة مع مجلس الإدارة.

هناك أيضًا مسؤوليات مشتركة حيث يجب أن يعمل مجلس إدارة المنظمة والمدير التنفيذي معًا في مشاريع أوسع تهم رفاهية المنظمة. يجب على المجلس والمدير التنفيذي العمل معًا لإنشاء خطة استراتيجية لتوجيه المنظمة. يجب على المجلس والمدير التنفيذي وضع خطة مالية لضمان أن المنظمة لديها الموارد اللازمة لتحقيق الخطة الاستراتيجية. يجب على المجلس والمدير التنفيذي تنفيذ تقييمات للمنظمة لضمان بقاء المنظمة وفية لمهمتها وفعالة.

يجب أن تكون أدوار ومسؤوليات جميع أعضاء الفريق والمجلس محددة بوضوح. من خلال فهمهم لأدوارهم ومسؤولياتهم وواجباتهم، يمكنهم أداء مهامهم الموكلة إليهم بكفاءة.

تعتمد توقعات ما سيفعله المجلس على نوع المنظمة والمجلس، وما إذا كان هناك أي أعضاء في الفريق يمكنهم القيام بالعمل اليومي لتشغيل المنظمة (راجع الوحدة حول المجلس لمزيد من المعلومات). قد يشمل الحوكمة في المنظمة القيام بأنشطة تتبع رؤية المنظمة ورسالتها وأهدافها. وتشمل هذه الأنشطة على سبيل المثال تحسين حياة الأعضاء، وضمان التزامهم بأنظمة المنظمة، وإيجاد طرق لتوسيع عمل المنظمة ومستقبلها. تميل الإدارة إلى تضمين الأنشطة اليومية مثل مسك الدفاتر، والحفاظ على البرامج والخدمات، والاحتياجات المالية وغيرها. وعادة ما يتولى أعضاء الفريق الإدارة إذا كان بإمكان المنظمة توظيفهم.

قد يتوقع من المجلس القيام بما يلي:

مثال على تقسيم المسؤوليات بين مجلس الإدارة والموظفين

المالية

البرنامج / المشاريع

إدارة الموظفين

المسائل القانونية

تتطلب الشراكة الفعالة بين المجلس والموظفين توضيح الأدوار وتقسيم المسؤوليات. وتتطلب العلاقة الناجحة بين الطرفين ما يلي:

1. العمليات والإجراءات المناسبة
2. أدوار إدارية محددة بوضوح
3. الحدود المحددة
4. حدود واضحة لسلطة الموظفين
5. مدير تنفيذي يتم متابعة أدائه من قبل المجلس

1. هل يسمح المجلس للموظفين بأداء مهامهم؟

يجب أن يكون الموظفون قادرين على استخدام خبراتهم وتجاربهم لتنفيذ قرارات المجلس، دون الحاجة للعودة إلى المجلس للموافقة على التعديلات البسيطة.

2. هل يسمح المجلس للمدير التنفيذي بإدارة الموظفين؟

يجب ألا يقوض المجلس أبداً سلطة المدير التنفيذي من خلال توجيه موظف بشكل مباشر. إذا كان المجلس يثق في المدير التنفيذي، فيجب أن تتم جميع الأعمال من خلال المدير التنفيذي. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب على المجلس اتخاذ خطوات لاستبدال المدير التنفيذي بشخص يثقون به.